従業員の新たな気分転換ツールや休憩スペースのお供に、オフィスコーヒーを導入する企業が増えています。しかし、いざ導入したものの、利用率が増えず持て余している企業もあるのではないでしょうか。オフィスコーヒーを多くの従業員に利用してもらうには、企業側から発信する必要があります。今回は、オフィスコーヒーの利用率を上げるための施策や、実際の社内メールをご紹介します。

福利厚生は利用率が重要

オフィスコーヒーをはじめとした福利厚生は、利用率が低くてはその効果を発揮できません。ここでは、従業員が福利厚生を利用しない理由を考察します。

どのようなサービスがあるのか把握していない

企業側が福利厚生を提供していても、周知が徹底されておらず、どのようなサービスがあるのか従業員が把握していないケースも少なくありません。たとえば、オフィスコーヒーを導入しても、経緯や使い方などの周知を怠ると「誰かの持ち物かな」など、使用をためらう従業員も多いはずです。

一部の従業員のみが福利厚生を利用している状況は、好ましくありません。多くの方が進んで利用するように、社内広報やメールを活用するなど、会社側から周知を徹底する必要があるでしょう。

福利厚生に対する満足度が低い

福利厚生に対する満足度が上がらなければ、高い利用率は維持できないでしょう。満足度低下の原因として考えられるのは、福利厚生の内容と従業員のすり合わせができていないケースです。

オフィスコーヒーを導入しても、ブレンドコーヒーのみしか味わえなければ、女性や普段コーヒーを飲まない方は利用しづらいでしょう。そういったオフィスでは、カフェオレやカプチーノなど、淹れられるコーヒーのバリエーションが多いマシンを導入すると利用率が上がるかもしれません。福利厚生の満足度を上げるには、日ごろからアンケートを取るなど、従業員の意見を取り入れることが大切です。

利用するまでの手順が複雑で使いづらい

福利厚生を利用しようと考えても、申し込みにあたって書類を提出しなければならなかったり、上司の承認が必要だったりすると利用を諦める方も多いでしょう。社外のサービスで「登録が煩雑だから止めておこう」と感じたことのある方もいるはずです。

福利厚生は、申し込みや手順をなるべく簡素化することで、多くの方が利用しやすくなります。試験導入を実施し、煩雑な手続きなどがないか従業員にアンケートを取るのが良いでしょう。

オフィスコーヒーの利用率を上げるための施策

前述の通り、オフィスコーヒーの利用率を上げるには、会社側が積極的に働きかけることが大切です。ここでは、オフィスコーヒーの利用率を上げるために実践したい施策をご紹介します。

各部署でオフィスコーヒーの推進役を作る

オフィスコーヒーを導入する場合は、各部署に推進役や旗振り役を作るのがおすすめです。従業員、とくに若手は、先輩や上司が利用するまで使えないと考えている方も少なくありません。推進役や旗振り役にある程度のポストの方を抜擢することで、「あの人が使っているなら」と利用する方も増えるでしょう。

また、あえて若手を抜擢することで、他の従業員とのコミュニケーションの促進もつながります。推進役を中心に、「どんどんオフィスコーヒーを使っていこう」という雰囲気を作ることが大切です。

利用案内についての社内メールや広報を活用する

利用方法を周知するために、社内メールや広報を活用するのもおすすめです。総務部や広報部などが定期的に社内情報を発信しているケースも多いでしょう。そこにオフィスコーヒーの利用方法や、新たに加わったコーヒー豆のラインナップなどを掲載することで、従業員が利用しやすくなります。

社内メールのポイントと例文

社内メールは、オフィスコーヒーの利用率を上げるための重要な施策です。しかし、読まれなければ意味がありません。ここでは、社内メールを送る際のポイントや例文をご紹介します。

社内メールを送る際の注意点

社内メールを送るうえで大切な点は、以下の2つです。

• 誰に宛てたどんな内容のメールなのかはっきりさせる
• 正しい敬語を使用する

社内メールは、一歩間違えると相手の時間を奪ってしまいます。件名や冒頭でメールの内容や宛先をはっきりさせておくことで、伝達時間の短縮につながります。また、社内のメールであっても、ビジネスメールである以上正しい敬語が必要です。社外の方に見られても恥ずかしくないような言葉遣いを心がけましょう。

オフィスコーヒーの利用案内メール

オフィスコーヒーの利用案内メールの例文をご紹介します。あくまで例文のため、各部署や会社に合わせて適宜変更してください。

件名：オフィスコーヒーのご案内 社員各位 お疲れさまです。総務部の田中です。 試験導入を実施していたオフィスコーヒーの本格導入が決定しましたので、下記の通りお知らせいたします。 ———————————————————————————————- 1.　利用開始日　4月1日 2.　利用資格　全従業員 3.　利用方法　休憩スペースに利用手順を記したメニュー表あり ———————————————————————————————- ご不明な点がございましたら、メールまたは電話（内戦：xxx）にて田中までご一報ください。 ====================================================== 総務部　田中　花子 内線　xxx ======================================================